Sabtu, 23 November 2013

MENGENDALIKAN FUNGSI MANAJEMEN

A. Definisi Mengendalikan (controlling)


         Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan. Pengendalian merupakan fungsi penting, karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

Ada beberapa definisi pengendalian menurut para ahli, yaitu :
1.        Henri Fayol
Pengendalian adalah suatu usaha tersendiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

2.        Harold Koonzt
Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai.

3.        Robert J. Mockler
Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

B. Langkah - Langkah dalam Kontrol

     Langkah-langkah penting pada proses pengendalian dapat digolongkan ke delapan elemen, yaitu :
  1. Pengidentifikasian tujuan dan strategi
  2. Penyusunan program
  3. Penyusunan anggaran
  4. Kegiatana dan pengumpulan realisasi prestasi
  5. Pengukuran prestasi
  6. Analisis dan pelaporan
  7. Tindakan koreksi
  8. Tindakan lanjutan
C. Tipe - Tipe Kontrol dalam Manajemen



           Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu :

1.      Pengendalian preventif (preventive control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.

2.      Pengendalian operasional (operational control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.

3.      Pengendalian kinerja
Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolok ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D. Kontrol Proses Manajemen


     Proses pengendalian manajemen meliputi tahap-tahap sebagai berikut :

1.   Pemrograman, adalah proses memilih program spesifik untuk kegiatan-kegiatan organisasi. Program menunjukkan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan strateginya.

2.    Penganggaran, dalam proses penganggaran, anggaran umumnya disusun dengan menggabungkan anggaran-anggaran divisi dan departemen, yang merupakan tanggung jawab manajer divisi atau departemen. Sebagai bagian dari proses ini, masing-masing program diterjemahkan ke dalam kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dari setiap pusat pertanggungjawaban untuk suatu periode.

3.    Operasi dan pengukuran prestasi, data yang dikelompokkan menurut program digunakan sebagai dasar untuk pemrograman yang akan datang, sedangkan data yang dikelompokkan menurut pusat pertanggungjawaban. Untuk kepentingan yang terakhir ini, data tentang hasil aktual dilaporkan dengan cara sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan langsung dengan rencana yang tertuang dalam anggaran.

4.  Pelaporan dan analisis, laporan juga digunakan sebagai bagian dari pengendalian. Beberapa diantaranya diturunkan dari analisis yang mengembangkan rencana dan membandingkan kinerja aktual dengan kinerja yang direncanakan, disertai penjelasan mengenai penyimpangan diantara keduanya, jika ada.

Sumber :




Sabtu, 02 November 2013

Teori Motivasi

A. Definisi  Motivasi


Menurut Walgito (dalam Heru, 2008), motivasi adalah keadaan dalam diri individu atau organisme yang mendorong perilaku ke arah tujuan.

Menurut Plotnik (2005), motivasi mengacu pada berbagai faktor fisiologi dan psikologi yang menyebabkan seseorang melakukan aktivitas dengan cara yang spesifik pada waktu tertentu.


Sedangkan menurut Gray (dalam Winardi, 2002), motivasi merupakan sejumlah proses, yang bersifat internal atau eksternal bagi seorang individu, yang menyebabkan timbulnya sikap antusiasme dan persistensi dalam hal melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu.

B. Teori-teori Motivasi

1. Teori Drive Reinforcement



a.      Teori Drive
Teori ”drive” bisa diuraikan sebagai teori-teori dorongan tentang motivasi, perilaku didorong ke arah tujuan oleh keadaan-keadaan yang mendorong dalam diri seseorang atau binatang. Contohnya., Freud ( 1940-1949 ) berdasarkan ide-idenya tentang kepribadian pada bawaan, dalam kelahiran, dorongan seksual dan agresif, atau drive (teorinya akan diterangkan secara lebih detail dalam bab kepribadian). Secara umum , teori-teori drive mengatakan hal-hal berikut : ketika suatu keadaan dorongan internal muncul, individu di dorong untuk mengaturnya dalam perilaku yang akan mengarah ke tujuan yang mengurangi intensitas keadaan yang mendorong. Pada manusia dapat mencapai tujuan yang memadai yang mengurangi keadaan dorongan apabila dapat menyenangkan dan memuaskan. Jadi motivasi dapat dikatakan terdiri dari:
1.      Suatu keadaan yang mendorong
2.      Perilaku yang mengarah ke tujuan yang diilhami oleh keadaan terdorong
3.      Pencapaian tujuan yang memadai
4.      Pengurangan dan kepuasan subjektif dan kelegaan ke tingkat tujuan yang tercapai.

Setelah keadaan itu, keadaan terdorong akan muncul lagi untuk mendorong perilaku ke arah tujuan yang sesuai. Pengulangan kejadian yang baru saja diuraikan seringkali disebut lingkaran korelasi.
Teori-teori Drive berbeda dalam sumber dari keadaan terdorong yang memaksa manusia atau binatang bertindak. Beberapa teori, termasuk teori Freud, dipahami oleh keadaan terdorong sejak belum lahir, atau instingtif. Tentang perilaku binatang, khususnya ahli ethologi telah mengusulkan suatu penjelasan suatu mekanisme dorongan sejak kelahiran (tinbergen, lorenz, dan leyhausen dalam morgan, dkk. 1986). Teori-teori drive yang lain telah mengembangkan peran belajar dalam keaslian keadaan terdorong. Contohnya, dorongan yang di pelajari (learned drives), seperti mereka sebut, keaslian dalam latihan seseorang atau binatang atau pengalaman masa lalu dan yang berbeda dari satu individu ke individu yang lain. Karena penggunaan minuman keras sebelumnya, ketagihan heroin, contohnya mengembangkan suatu dorongan untuk mendapatkan hal tersebut, dan karena itu mendorong ke arah itu. Dan dalam realisasi motif sosial, orang telah belajar dorongan untuk kekuasaan, agresi atau prestasi. Keadaan terdorong yang dipelajari menjadi ciri abadi dari orag tertentu dan mendorong orang itu ke arah tujuan yang memadai, orang lain mungkin belajar motif sosial yang lain dan didorong ke arah tujuan yang berbeda.

b.      Teori Reinforcement
Teori ini mempunyai dua aturan pokok : aturan pokok yang berhubungan dengan perolehan jawaban –jawaban yang benar dan aturan pokok lain yang berhubungan dengan penghilangan jawaban-jawaban yang salah. Pengukuran dapat terjadi positif (pemberian ganjaran untuk satu jawaban yang didinginkan ) atau negatif ( menghilangkan satu rangsang aversif jika jawaban yang didinginkan telah diberikan ), tetapi organisme harus membuat antara akasi atau tindakannya dengan sebab akibat.
Siegel dan Lane (1982), mengutip Jablonke dan De Vries tentang bagaimana manajemen dapat meningkatakan motivasi tenaga kerja., yaitu dengan:
1.      Menentukan apa jawaban yang diinginkan.
2.      Mengkomunikasikan dengan jelas perilaku ini kepada tenaga kerja.
3.      Mengkomunikasikan dengan jelas ganjaran apa yang akan diterima. Tenaga kerja jika jawaban yang benar terjadi.
4.      Memberikan ganjaran hanya jika jika jawaban yang benar dilaksanakan.
5.      Memberikan ganjaran kepada jawaban yang diinginkan, yang terdekat dengan kejadiannya.

Contoh : Seorang mahasiswa yang baru saja join dalam bisnis ternama. Persyaratannya adalah dengan ia bisa membuat orang lain ikut bergabung dengan bisnisnya, maka ia akan mendapatkan bonus uang. Lalu apalagi kalau ia juga bisa menjual produk dalam bisnisnya maka ia akan mendapatkan bonus yang lebih besar lagi. Maka ia berusaha untuk terus mencari orang untuk diajak join ke bisnisnya dan menjual produk-produk dalam bisnisnya tersebut.

2. Teori Harapan



Victor H. Vroom, dalam bukunya yang berjudul “Work And Motivation” mengetengahkan suatu teori yang disebutnya sebagai “Teori Harapan”. Menurut teori ini, motivasi merupakan akibat dari suatu hasil dari yang ingin dicapai oleh seorang dan perkiraan yang bersangkutan bahwa tindakannya akan mengarah kepada hasil yang diinginkannya itu. Artinya, apabila seseorang sangat menginginkan sesuatu, dan jalan tampaknya terbuka untuk memperolehnya, yang bersangkutan akan berupaya mendapatkannya.

Dinyatakan dengan cara yang sangat sederhana, teori harapan berkata bahwa jika seseorang menginginkan sesuatu dan harapan untuk memperoleh sesuatu itu cukup besar, yang bersangkutan akan sangat terdorong untuk memperoleh hal yang diinginkannya itu tipis, motivasinya untuk berupaya akan menjadi rendah.

Dikalangan ilmuwan dan para praktisi manajemen sumber daya manusia teori harapan ini mempunyai daya tarik tersendiri karena penekanan tentang pentingnya bagian kepegawaian membantu para pegawai dalam menentukan hal-hal yang diinginkannya itu. Penekanan ini dianggap penting karena pengalaman menunjukkan bahwa para pegawai tidak selalu mengetahui cara pasti apa yang diinginkannya, apalagi cara untuk memperolehnya.

Contoh : Seorang pegawai swasta yang menjabat sebagai teller pada bank BCA bekerja dengan rajin, teliti dan tekun dengan harapan mendapatkan penghargaan dan pujian dari atasannya, yang kemudian mendapat promosi naik jabatan menjadi Head Teller. Dengan harapan seperti itu pegawai tersebut, berusaha untuk bekerja sebaik mungkin.

3. Teori Tujuan


Teori ini menyatakan bahwa mencapai tujuan adalah sebuah motivator. Hampir setiap orang menyukai kepuasan kerja karena mencapai tujuan spesifik. Saat seseorang menentukan tujuan yang jelas, kinerja biasanya meningkatkan sebab:
-          Ia akan berorientasi pada hal-hal yang diperlukan
-          Ia akan berusaha keras mencapai tujuan tersebut
-          Tugas-tugas sebisa mungkin akan diselesaikan
-          Semua jalan untuk mencapai tujuan pasti ditempuh
Teori ini mengatakan bahwa kita akan bergerak jika kita memiliki tujuan yang jelas dan pasti. Dari teori ini mencul bahwa seseorang akan memiliki motivasi yang tinggi jika dia memiliki tujuan yang jelas. Sehingga muncullah apa yang disebut dengan goal setting (penetapan tujuan).
Penetapan tujuan juga dapat ditemukan dalam teori motivasi harapan. Individu menetapkan sasaran pribadi yang ingin dicapai. Sasaran-sasaran pribadi memiliki nilai kepentingan pribadi (valence) yang berbda-beda. Proses penetapan tujuan (goal setting) dapat dilakukan berdasarkan prakarsa sendiri, diwajibkan oleh organisasi sebagai satu kebijakan perusahaan. Bila didasarkan oleh prakarsa sendiri dapat disimpulkan bahwa motivasi kerja individu bercorak proaktif dan ia akan memiliki keterikatan (commitment) besar untuk berusaha mencapai tujuan-tujuan yang telah ia tetapkan. Bila tenaga kerja memiliki motivasi kerja yang lebih bercorak reaktif, pada saat ia diberi tugas untuk menetapkan sasaran-sasaran kerjanya utuk kurun waktu tertentu dapat terjadi bahwa keterikatan terhadap usaha mencapai tujuan tersebut tidak terlalu besar.

Contoh : Disuatu sekolah perkampungan sedang membutuhkan guru baru. Karena sekolah tersebut sangat kekurangan guru. Maka sang kepala sekolah berusaha untuk sesegera mungkin mencari tenaga guru baru agar sekolahannya tidak kekurangan guru lagi dan anak-anaknya bisa belajar dengan baik.


4. Teori Hierarki Kebutuhan Abraham Maslow



Menurut Maslow ada 5 jenis kebutuhan manusia yang tersusun secara bertingkat sebagai suatu hierarki, yaitu :
a.      Kebutuhan-kebutuhan fisik, seperti rasa lapar, haus, tidur dan seks.
Contoh : seorang mahasiswa yang beraktifitas dari pagi sampai sore untuk mengerjakan tugas-tugasnya, maka setelah ia kembali kerumah maka ia akan istirahat untuk bisa menghilangkan rasa lelahnya.
b.      Kebutuhan rasa aman, seperti perlindungan dari kejahatan.
Contoh : seorang istri yang sering terkena KRDT dari suaminya, juga ingin mendapatkan perindungan dari lembaga KDRT agar ia terlindungi dari dari kekasaran suaminya.
c.       Kebutuhan akan rasa cinta dan diterima, seperti affiliasi dengan individu-individu lain, dan diterima oleh individu-individu lain.
Contoh : Seorang anak yang membutuhkan kasih sayang dari kedua orang tua dan kakak-kakaknya dalam keluarga dan ingin disayangi dan iterima oleh teman-teman sepermainannya.
d.      Kebutuhan akan penghargaan, seperti prestasi, kompetensi, memperoleh pengakuan dan penghargaan.
Contoh : sorang anak SD belajar denngan tekun agar prestasinya bisa naik dan disenangi oleh orang tua dan teman-temannya.
e.      Akutualisasi diri, seperti pemenuhan potensi keunikan seseorang
Contoh : seorang karyawan yang bekerja keras dan menunjukkan kinerjanya yang baik sehingga perusaha bangga terhadapnya.





ARTIKEL MOTIVASI

Kisah Si Penebang Pohon


Alkisah, seorang pedagang kayu menerima lamaran seorang pekerja untuk menebang pohon di hutannya. Karena gaji yang dijanjikan dan kondisi kerja yang bakal diterima sangat baik, sehingga si calon penebang pohon itu pun bertekad untuk bekerja sebaik mungkin.
Saat mulai bekerja, si majikan memberikan sebuah kapak dan menunjukkan area kerja yang harus diselesaikan dengan target waktu yang telah ditentukan kepada si penebang pohon.
Hari pertama bekerja, dia berhasil merobohkan 8 batang pohon. Sore hari, mendengar hasil kerja si penebang, sang majikan terkesan dan memberikan pujian dengan tulus, “Hasil kerjamu sungguh luar biasa! Saya sangat kagum dengan kemampuanmu menebang pohon-pohon itu. Belum pernah ada yang sepertimu sebelum ini. Teruskan bekerja seperti itu”.
Sangat termotivasi oleh pujian majikannya, keesokan hari si penebang bekerja lebih keras lagi, tetapi dia hanya berhasil merobohkan 7 batang pohon. Hari ketiga, dia bekerja lebih keras lagi, tetapi hasilnya tetap tidak memuaskan bahkan mengecewakan. Semakin bertambahnya hari, semakin sedikit pohon yang berhasil dirobohkan. “Sepertinya aku telah kehilangan kemampuan dan kekuatanku, bagaimana aku dapat mempertanggungjawabkan hasil kerjaku kepada majikan?” pikir penebang pohon merasa malu dan putus asa. Dengan kepala tertunduk dia menghadap ke sang majikan, meminta maaf atas hasil kerja yang kurang memadai dan mengeluh tidak mengerti apa yang telah terjadi.
Sang majikan menyimak dan bertanya kepadanya, “Kapan terakhir kamu mengasah kapak?” 
“Mengasah kapak? Saya tidak punya waktu untuk itu, saya sangat sibuk setiap hari menebang pohon dari pagi hingga sore dengan sekuat tenaga”. Kata si penebang.
“Nah, disinilah masalahnya. Ingat, hari pertama kamu kerja? Dengan kapak baru dan terasah, maka kamu bisa menebang pohon dengan hasil luar biasa. Hari-hari berikutnya, dengan tenaga yang sama, menggunakan kapak yang sama tetapi tidak diasah, kamu tahu sendiri, hasilnya semakin menurun. Maka, sesibuk apapun, kamu harus meluangkan waktu untuk mengasah kapakmu, agar setiap hari bekerja dengan tenaga yang sama dan hasil yang maksimal.
Sekarang mulailah mengasah kapakmu dan segera kembali bekerja!” perintah sang majikan. Sambil mengangguk-anggukan kepala dan mengucap terimakasih, si penebang berlalu dari hadapan majikannya untuk mulai mengasah kapak.
Sama seperti si penebang pohon, kita pun setiap hari, dari pagi hingga malam hari, seolah terjebak dalam rutinitas terpola. Sibuk, sibuk dan sibuk, sehingga seringkali melupakan sisi lain yang sama pentingnya, yaitu istirahat sejenak mengasah dan mengisi hal-hal baru untuk menambah pengetahuan, wawasan dan spiritual. Jika kita mampu mengatur ritme kegiatan seperti ini, pasti kehidupan kita akan menjadi dinamis, berwawasan dan selalu baru !


Analisis Artikel :

Dalam artikel ini, menceritakan tentang kisah penebang kayu yang menerima lamaran dari seorang pekerja menjadi penebang pohon. Dalam artikel ini berhubungan dengan Teori Drive Reinforcement. Dimana ia termotivasi dengan pujian dari majikannya sehingga ia selalu bertekat untuk bekerja keras agar terus dipuji dan disenangi oleh majikannya. Majikannya selalu memberi pujian kepadanya setiap tebangan pohon yang ia hasilkan.



Sumber : 

Basuki, Heru. 2008. Psikologi Umum. Jakarta : Universitas Gunadarma